شرح وظایف حوزه دفتر شهردار
1) ابلاغ کلیه بخشنامه ها، دستور العمل ها و آیین نامه ها حسب الامر شهردار محترم جهت اجرای دقیق به مدیران دوایر مختلف شهرداری
2) تلاش مستمر برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین مدیران و پرسنل و زمینه سازی بمنظور برقراری ارتباط بین آنان و ایجاد و برقراری نظم و ترتیب و هماهنگی و انسجام بین واحدها
3) شرکت در جلسات شورای دوایر بصورت منظم و تهیه صورتجلسات و ابلاغ مصوبات به مدیران شهرداری و پیگیری جهت تسریع در اجرای آن
4) انجام هماهنگی لازم بمنظور حضور شهردار محترم در جلسات و جلسات رسمی، مذهبی، جشن ها، سمینارها، کنفرانس ها و سایر
5) جمع آوری اطلاعات لازم و شماره تلفن های مدیران، مسوولان و روسای ادارات شهر، شهرستان، استان و دوایر شهرداری، ادارات کل و برقراری ارتباط با متناظر استانی
6) جمع آوری گزارش عملکرد ماهیانه کلیه واحدها شهرداری جهت اندازه گیری تلاش مدیران در تحقق سیاست های آنی و آتی مدیریت شهری در راستای ارائه خدمات مطلوب به شهروندان
7) مطالعه و بررسی مطبوعات و نشریات بصورت روزانه و تهیه آرشیو از اخبار مربوط به شهرداری دماوند
8) انجام هماهنگی لازم بمنظور بازدید شهردار از طرح ها و پروژه های عمرانی، پارک ها و وضعیت معابر شهری، کیفیت سرویس دهی ناوگان حمل و نقل درون شهری به شهروندان و …
9) انجام هماهنگی لازم جهت حضور شهردار در جمع هیات امنا محلات برای بررسی مشکلات و رفع آن با تعامل و همکاری شهروندان
10) پاسخ به خطوط تلفن دفتر شهردار و استخراج اطلاعات لازم و ابلاغ به مدیر واحد مربوطه جهت رفع مشکل و پاسخ به درخواست در کوتاه ترین زمان ممکن
11) پاسخگویی به ارباب رجوع بصورت روزانه و راهنمای آنها طبق مقررات قانونی و تفکیک مراجعین و هدایت به سمت دفتر معاونین بر اساس اختیارات آنان بمنظور جلوگیری از فوت زمان برای ارباب رجوع
12) مستند سازی سوابق حسب الامر شهردار محترم بمنظور استناد قانونی و به هنگام برای حفظ منافع شهر و شهرداری دماوند
13) اطلاع رسانی به متقاضیان امور مختلف مبتلابه وظایف شهرداری جهت توجیه آنان با هدف پیگیری جری تشریفات قانونی از سوی ارباب رجوع بمنظور تسریع در پاسخگویی و حصول نتیجه
14) تشخیص مواردی که نیاز به هدایت متقاضی به سمت دستگاه ها، نهادها و ادارات دیگر باشد
15) دریافت نامه های وارده و ارائه رسید به مرجع درخواست و بلعکس ارسال نامه به ادارت مختلف و اخذ رسید
16) حفاظت از اطلاعات طبقه بندی شده بر اساس دستور العملهای ابلاغی از سوی حراست و بازرسی و امانتداری
17) پیگیری اجرای مصوبات شورای محترم اسلامی شهر حسب مورد دستور شهردار محترم
18) مطالعه دقیق کلیه نامه های وارده و دستورات صادره از سوی شهردار محترم جهت ابلاغ به دوایر مربوطه و زیرمجموعه و پیگیری بمنظور ارائه پاسخ لازم در زمان مقرر به مرجع ارسال نامه
19) بازخوانی و اصلاح کلیه نامه های مرسوله از واحد تایپ جهت تصحیح و عودت به واحد تایپ
20) دریافت نمابر و در صورت اهمیت موضوع به رویت شهردار رساندن و اطلاع رسانی فوری به واحدهای مربوطه جهت پیگیری و پیشگیری لازم. (مثال: پیش بینی وضعیت آب و هوا در فصول پر بارش)
21) ممهور کردن کلیه نامه ها به مهر اقدام سیستمی
22) ارجاع نامه بر حسب موضوع به معاونت های ذیربط
23) بررسی، جستجو و تهیه گزارش خلاصه سوابق حسب مورد دستور شهردار محترم
24) برگزاری جلسات ملاقات مردمی هر هفته بصورت منظم با محوریت جلب رضایت شهروندان
25) یادآوری تاریخ جلسات و آماده نمودن سوابق و پرونده ها جهت حضور شهردار حسب موضوع و دستور جلسات
26) نظم و ترتیب دادن به نامه های وارده و قراردادن آنها بر اساس محتوا بصورت مجزا در کارتابل شهردار محترم
27) پاسخگویی به ارباب رجوع دفتر شهردار با سعه صدر بصورت روزانه و همچنین انجام کلیه امور محوله از سوی شهردار محترم در چهار چوب قوانین شهرداری
28) انتقال کلیه مسائل، مشکلات، نظرات و انتظارات شهروندان به شهردار محترم جهت چاره اندیشی و صدور اوامر مقتضی و در نهایت ارائه خدمات مطلوب و در شان شهروندان
29) اداره امور جاری دفتر اعم از اداری، تهیه خدمات، تجهیزات و سایر اقلام مورد نیاز دفتر شهردار