شرح وظایف مدیر امور اداری و کارگزینی
حوزه های مدیریت امور اداری و رفاه شامل : امور اداری ، امور رفاه ، امور کارگزینی ،آموزش دبیرخانه، ماشین نویسی و امور خدمات می باشد .
1) نظارت بر اجرای دقیق آیین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تأمین اجتماعی و نظایر آن .
2) نظارت بر اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی و خدمات درمانی کارکنان .
3) نظارت بر حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق اسناد و مدارک و پروندهها مطابق با اصول بایگانی و مکانیزه کردن آنها .
4) نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات حسب دستورمافوق .
5) برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی برای کارکنان شهرداری .
6) برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی بیمه و درمانی مانند کلینیکهای ویژه و . . .
7) تأمین احتیاجات شهرداری از لحاظ وسایل و لوازم اداری و برآورد هزینه آنها با همکاری واحدها و در نظر گرفتن اعتبارات مصوب .
8) مراقبت در حسن انجام امور اداری و برنامه ریزی و اجرای امور مربوط به دبیرخانه و مکاتبات و مراسلات .
9) نظارت بر امور ارزشیابی کارکنان و رسیدگی به شکایات و اعتراضات آن .
10) تهیه و تنظیم و نظارت بر طرحهای ارزشیابی سالیانه براساس دستورالعملها و آیین نامه ها .
11) نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی .
12) تهیه بخشنامه و دستورالعملها و مقررات برای بهبود تشکیلات در سازمان و ایجاد هماهنگی وحدت عمل و نظر .
13) نظارت بر اجرای قوانین و مقررات و آئین نامه های استخدامی .
14) مطالعه و بررسی وظائف و مسئولیتهای هریک از واحدهای سازمانی بمنظور سنجش و تشخیص احتیاجات از لحاظ افراد و تجهیزات لازم برای انجام کار .
15) تهیه برنامه و دستورالعملهای آموزشی و کارآموزش کارکنان شاغل و آشنا با مقررات و وظائف شهرداری و موسسات تابعه و محیط کار و خصوصیات شغل مورد نظر جهت شرکت کنندگان در هریک از دوره های آمورشی .
16) نظارت بر تشکیل کلاسها و دوره ها و یا معرفی کارکنان به موسسات آموزشی بمنظور بالا بردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان .
17) نظارت بر تهیه پیش نویس های نامه های اداری و صدور دستورات لازم در جهت اصلاح مکاتبات اداری .
18) نظارت بر کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی و صدور دستورات و تعلیمات لازم و کوشش در رفع نواقص کار .
19) صدور و دستورلات لازم بمنظور هماهنگ نمودن فعالیتهای واحدهای تحت سرپرستی .
20) نظارت بر اجرای دقیق آئین نامه ها و قانون استخدام کشوری و آئین نامه استخدامی شهرداریها و قانون کار تأمین اجتماعی و غیره .
21) تشکیل جلسات درخصوص آشنا نمودن پرسنل تحت سرپرستی با مقررات جدید .
22) نظارت بر طرحهای رفاهی عمومی کارکنان از قبیل شرکتهای تعاونی مصرف ، مسکن و امور ورزشی و غیره .
23) آشنا نمودن مسئولین واحدهای تحت سرپرستی با قوانین و مقررات اداری جدید .
24) بررسی درخصوص مسائل سازمانی و ارائه پیشنهادات لازم در مورد انجام تعمیرات ضروری در حوزه مورد عمل .
25) برگزاری جلسات شورای اداری و شورای معاونین و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ابلاغ به واحدهای ذیربط .
26) انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظائف ارجاع میگردد .
کارگزینی و رفاه
1) انجام کلیه امور استخدامی کارکنان شهرداری نظیر صدور احکام ترفیع ، ارتقاء گروه ،انتصاب ، مرخصی ، معذوریت ، بازنشستگی ، باز خرید ، انفصال ، اضافه دستمزد کارگران و نظایر آن.
2) اجرای آیین نامه ها و مقررات استخدامی مربوط به کارکنان شهرداری و موسسات تابعه .
3) اظهار نظر صریح در مورد تقاضاهای کارکنان شهرداری و رسیدگی به شکایات استخدامی و تهیه گزارشات لازم .
4) تهیه و تنظیم متن قراردادهای استخدامی کارکنان اعم از پیمانی ، قراردادی ، خرید خدمت و امثالهم .
5) تشکیل کلاسهای آموزشی برای کارکنان به منظور بالا بردن سطح معلومات و تخصصی و حرفه ای آنان .
6) رسیدگی و نظارت بر اجرای طرح طبقه بندی مشاغل کارکنان شهرداری .
7) اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی کارکنان و ارتباط با بازنشستگان و وظیفه بگیران شهرداری و اقدام در جهت رفع مشکلات ناشی از بازنشستگی .
8) برنامه ریزی در زمینه طرحهای رفاهی کارکنان نظیر شرکتهای تعاونی مسکن ، مصرف ، صندوق قرض الحسنه و تاسیسات ورزشی و تربیت بدنی .
9) شرکت مستمر در جلسات استخدامی نظیر شورای اداری شهرداریها ، هیئتهای حل اختلاف و شورای کارگاه و دفاع از حقوق شهرداری .
دبیرخانه و بایگانی
1) ثبت و توزیع و تفکیک نامه های وارده به شهرداری و ارجاع به دوایر ذیربط .
2) حفظ و نگهداری کلیه اسناد و اوراق و سوابق اداری مربوطه .
3) کنترل و تصحیح نامه های صادره از نظر اشتباهات املائی و انشائی .
4) تهیه پیش نویس های اداری و تهیه گزارشات و ارائه آمارهای لازم به مقام مافوق .
5) مذاکره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خطمش از نظر امور دفتر و دبیرخانه .
6) بررسی کلیه اخطاریه های واصله به شهرداری و صدور دستور ابلاغ آنها به واحدهای مربوطه .
7) نظارت مستمر در حسن اجرای امور دفتری و چگونگی ورود و خروج مکاتبات .
8) ارجاع سوابق و پرونده های واصله طبق دستور مافوق به واحدهای مربوطه و بایگانی .
9) تهیه خلاصه پرونده و گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .
10) تایپ انواع مکاتبات و نامه ها و تطبیق پیش نویس ها با نامه های تایپ شده .
11) پیگیری گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .
12) بررسی و پیشنهاد روشهای جدید و موثر جهت بایگانی و طبقه بندی اسناد .
13) جمع آوری اطلاعات و آمار کارکنان شهرداری از لحاظ وضعیت پرسنلی کارگری – کارمندی .
14) حفظ ونگهداری پرونده ها و سوابق استخدامی کارکنان شهرداری اعم از کارگر و کارمند و آماده نمودن و مهر کردن پرونده ها و سوابق ، ارسال آنها به مراجع ذیربط طبق دستور مافوق و پیگیری جهت عودت آن .
15) اجرا و ابلاغ آراء مربوط به هیئتهای بدوی و تجدید نظر و رسیدگی به تخلفات اداری و شورای حل اختلاف و شورای کارگاه با توجه به مقررات مربوطه .
16) همکاری با اداره ارزشیابی و بازرسی و رسیدگی به شکایات جهت کنترل و حضور و غیاب کارکنان .
17) انجام سایر امور مشابه و دستوراتیکه از طرف مافوق درحدود وظایف ارجاع می گردد .
خدمات :
1) اجرای طرح استاندارد نمودن لوازم و تجهیزات اداری با همکاری ادارات کارپردازی و کارگزینی .
2) تقسیم وسائط نقلیه سبک موتوری بین واحدهای شهرداری مرکزی و مناطق .
3) انجام خدمات عمومی مورد نیاز کلیه واحدهای شهرداری از قبیل خدمات سرپائی ، سرایداری ، آشپزی
4) نظافت ساختمانهای شهرداری و نظارت و کنترل امور مربوط به مستخدمین و سرایداری .
5) نظارت در امور سلف سرویسها و آبدارخانه ها و پارکینگ های اختصاصی شهرداری و نظایر آن .
6) انجام سایر امور مشابه و دستوراتیکه از طرف مافوق درحدود وظایف ارجاع می گردد .